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쉬운 DMS - 문서 관리 시스템

Easy DMS 사용 방법-문서 관리 시스템

IT 관리자를위한 정보에서 확인할 수있다 GitHub의.
일반적인 레드 마인의 패키지를 다운로드 할 수 있습니다 바로가기.

쉬운 DMS는 무엇인가
쉬운 DMS의 주요 특징은 무엇입니까
어떻게 플러그인을 구성하는 방법
사용자 정의 필드를 만드는 방법
문서 태그를 구성하는 방법
역할 및 권한을 구성하는 방법
프로젝트에 쉽게 DMS를 활성화하는 방법
승인 워크 플로를 구성하는 방법
어떻게 쉽게 DMS 모듈로 작업하기
쉬운 DMS와 관련된 활동을 보는 방법
WebDAV를 구성하는 방법
WebDAV를 문제 해결

 

쉬운 DMS는 무엇인가

Easy DMS는 문서를 추적, 관리 및 저장하고 종이를 줄이는 데 사용되는 문서 관리 시스템입니다. 다른 사용자가 만들고 수정 한 다양한 버전의 기록을 보관할 수 있습니다 (이력 추적). Easy DMS는 Easy Redmine을위한 별도의 플러그인으로 제공됩니다. 현재 Easy Redmine의 문서 모듈을 확장하는 것을 목표로합니다. Easy DMS는 WebDAV 기능과 함께 제공되므로 표준 웹 액세스 외에도 파일 관리자 (예 : Windows 탐색기)에서 직접 문서를 관리 할 수 ​​있습니다. Easy DMS는 문서 작업이 필요한 모든 사용자가 사용하도록 설계되었습니다.

 

쉬운 DMS의 주요 특징은 무엇입니까

  • 디렉토리 구조
  • 문서 버전 관리 / 업데이트 내역
  • 디렉토리 및 / 또는 문서에 대한 이메일 알림
  • 문서 잠금
  • 업로드 / 다운로드 멀티 (브라우저에 따라 드래그 / 드롭)
  • 우편을 통해 멀티 다운로드
  • 이메일을 통해 보내 직접 문서 또는 문서 링크
  • 구성 문서 승인 워크 플로
  • 문서 액세스 감사
  • 쉬운 레드 마인의 활동 피드와의 통합
  • 빠른 콘텐츠 연결에 대한 위키 매크로
  • 전체 읽기 / 쓰기 WebDAV 기능
  • 옵션 문서 내용 전체 텍스트 검색
  • 문서 및 파일 심볼릭 링크
  • 문서 태그
  • 쓰레기통

 

어떻게 플러그인을 구성하는 방법

더보기 > 관리 > 플러그인에서 플러그인을 구성할 수 있습니다. 플러그인 구성은 구성을 클릭하여 사용할 수 있습니다.

(대괄호의 기본 값) 사용 가능한 옵션은 다음과 같습니다

  • 최대 파일 다운로드 [0] zip으로 다운로드되거나 이메일을 통해 전송되는 최대 파일 수를 제한합니다. 0은 무제한을 의미합니다.
  • 최대 전자 메일 첨부 파일 크기 [0] 전자 메일을 통해 보낼 수있는 최대 파일 크기를 제한합니다. 0은 무제한을 의미합니다. 번호는 MB입니다.
  • 파일 저장 디렉토리 [/ files / dmsf] 업로드 된 파일이 물리적으로 저장됩니다.
  • 실제 파일 삭제 [아니오] 파일이 웹 인터페이스에서 삭제 된 후 물리적으로 삭제되는지 여부.
  • 파일 기본 알림 [비활성화 됨] 프로젝트마다 알림을 설정할 수 있습니다.
  • 알림 수신자 표시 [비활성화 됨] 활성화되면 전자 메일 알림을 보낸 모든 수신자에 대해 사용자에게 알립니다.
  • 제목 형식 [ ''] - 문서를 다운로드 할 때 사용되는 제목 형식입니다.
  • 첨부 가능 [아니오]로 작동-이 기능은 작업에 문서를 첨부 할 수있는 가능성을 제공합니다. 새 / 편집 작업 양식에는 문서 업로드를위한 끌어서 놓기 영역이 포함되어 있습니다.

    플러그인 구성에서 위의 확인란을 선택하면 DMS 탭의 프로젝트 설정에 다음 선택 "프로젝트 환경 설정"이 표시됩니다.
  • 열 - 기본 문서보기에서 표시 할 열을 선택할 수 있습니다. 모든 사용자 정의 필드는 열로 사용할 수 있습니다.
  • 보낸 사람 - 문서가 포함 된 전자 메일을 보내는 전자 메일 주소입니다.
  • 회신 - 전자 메일로 문서를 보낼 때 회신 필드의 전자 메일 주소입니다.
  • 링크 만 - 문서 대신 링크 만 보냅니다.
  • 문서 잠금 유지 - 문서는 승인되면 잠긴 상태로 유지됩니다.
  • 일단 활성화 된 WebDAV [활성화 된] WebDAV는 http : //.../dmsf/webdav/ [프로젝트 식별자]에서 찾을 수 있습니다.
  • Webdav 전략 [읽기 전용] WebDAV가 최종 사용자를위한 읽기 전용 또는 읽기 / 쓰기 플랫폼인지 관리자가 결정할 수 있습니다.
  • Xapian 데이터베이스를 포함하는 디렉토리 [files / dmsf_index] Xapian 전체 텍스트 검색 데이터베이스의 위치.
  • 줄무늬 언어 [영어] 형태소 분석에 사용되는 언어.
  • 스템 전략 [스템 없음] 쿼리 파서가 스팅 알고리즘을 적용하는 방법을 제어합니다. 기본값은 STEM_NONE입니다. 가능한 값은 다음과 같습니다.
    • STEM_NONE는 : 어떤 형태소 분석을 수행하지 마십시오.
    • STEM_SOME : 대문자로 시작하거나, 특정 문자가옵니다, 또는 위치 정보가 필요 연산자와 함께 사용되는 것을 제외 용어 비롯 형태를 검색합니다. 비롯 용어는 'Z'로 시작된다.
    • STEM_ALL : 모든 단어의 형태소 형태의 검색 (참고 : 'Z'접두사는 추가되지 않습니다).
    • 형태소 알고리즘은 확률 필드에서 단어에 적용합니다 - 부울 필터 조건은 막아야되지 않습니다.

 

사용자 정의 필드를 만드는 방법

문서 및 폴더에 사용자 정의 필드를 적용 할 수 있습니다. Easy Redmine Administration에는 항목 사용자 정의 필드가 있습니다. 명령 도구 모음에서 새 사용자 정의 필드를 선택하면 새 Easy DMS 유형을 사용할 수 있습니다. 그런 다음 새 사용자 정의 필드 매개 변수를 지정할 수있는 공통 새 사용자 정의 필드 양식이 있습니다.

 

문서 태그를 구성하는 방법

문서 태깅 기능을 사용하려면 요구 사항에 따라 지정 가능한 값을 가진 태그로 Tag라는 새 DMS 사용자 정의 필드를 추가하십시오.

사용자 정의 필드가 저장되면 새 문서 또는 새 개정을 업로드하는 동안 편집 모드에서 해당 필드를 찾습니다. 태그의 적절한 값을 선택하고 저장하면됩니다.

 

역할 및 권한을 구성하는 방법

역할 및 권한은 더보기> 관리> 역할 및 권한에서 구성 할 수 있습니다. Easy DMS와 관련된 사용 가능한 권한은 다음과 같습니다.

  • DMS 파일 수정 액세스보기
  • DMS 파일 버전보기
  • 문서를 검색
  • 사용자 기본 설정 DMS 탭은 프로젝트 설정에서 활성화됩니다.
  • 문서보기 문서를 다운로드, 이메일 전송, 복사 및 이동할 수 있습니다. 승인 워크 플로를 사용할 수 있습니다.
  • 폴더 조작 폴더를 작성, 삭제, 편집, 잠김, 잠금 해제 할 수 있습니다. 이메일 알림을 켜고 끌 수 있습니다.
  • 파일 조작 문서를 업로드, 잠금, 잠금 해제 할 수 있습니다. 이메일 알림을 켜고 끌 수 있습니다. 승인 워크 플로를 적용 할 수 있습니다. 심볼릭 링크는 생성 / 삭제할 수 있습니다.
  • 문서 삭제 휴지통에 들어가고 문서를 삭제 / 복원 할 수 있습니다.
  • 강제 파일 잠금 해제 구성원은 다른 사람이 잠근 문서를 잠금 해제 할 수 있습니다.
  • 파일 승인 문서 승인 워크 플로 승인을 설정 / 해제합니다.
  • 워크 플로 관리 프로젝트 설정에서 승인 워크 플로 탭을 사용할 수 있습니다. 구성원은 프로젝트의 승인 워크 플로를 정의 할 수 있습니다.

 

프로젝트에 쉽게 DMS를 활성화하는 방법

프로젝트에서 Easy DMS를 사용할 수 있도록하려면 모듈 탭에서 해당 모듈을 확인해야합니다. 그렇게하려면 특정 프로젝트의 설정> 모듈로 이동하여 "Easy DMS"확인란을 선택하고 저장을 클릭합니다. 그 직후, Easy DMS 및 승인 워크 플로우 탭이 아래 그림과 같이 특정 프로젝트의 상단 메뉴에 나타납니다. 해당 권한을 가진 각 프로젝트 구성원은 프로젝트의 DMS 문서 및 폴더와 관련된 이메일 알림을 설정할 수 있습니다.

 

승인 워크 플로를 구성하는 방법

이 설정을 통해 프로젝트 관리자는 승인 워크 플로를 정의 할 수 있습니다. Easy DMS의 일부인 승인 워크 플로 기능을 사용하면 문서 승인을위한 승인 체인을 만들 수 있습니다. 승인 워크 플로는 논리적 이름과 할당 된 사용자 (주어진 종속성이있는 특정 순서의 승인자)에 의해 정의됩니다. 각 승인 워크 플로는 하나 이상의 승인 단계로 구성됩니다. 각 승인 단계에는 하나 이상의 승인자와 해당 종속성이 포함됩니다. 즉, AND 또는 OR 종속성이있는 새 사용자를 할당 할 수 있습니다. 따라서 다음 승인 단계로 진행하려면 한 명 또는 모든 승인자의 승인이 필요합니다. 따라서 이러한 방식으로 직렬 또는 병렬 워크 플로를 정의 할 수 있습니다.

승인 워크 플로는 전역 및 프로젝트 수준에서 구성 할 수 있습니다. 글로벌 수준 설정은 자세히> 관리> 승인 워크 플로에서 사용할 수 있습니다. 아래 그림과 같이 모든 프로젝트에서 사용 가능한 글로벌 승인 워크 플로를 정의 할 수 있습니다. 프로젝트 레벨 설정은 앞서 설명한대로 Easy DMS 모듈이 활성화 된 특정 프로젝트의 해당 탭에서 사용할 수 있습니다.

새 승인 워크 플로를 만들려면 오른쪽 상단 모서리에있는 해당 버튼을 클릭합니다. 그런 다음 새 승인 wokflow의 이름을 입력해야합니다. 이미 일부 승인 워크 플로를 만든 경우 드롭 다운 메뉴의 "다음에서 워크 플로 복사"에서 선택하여 새 워크 플로에 복사 할 수 있습니다.

모든 것이 채워지면 만들기 버튼을 클릭합니다. 방금 만든 워크 플로가 워크 플로 목록에 나타납니다. 워크 플로 이름을 변경하거나 워크 플로 단계를 정의하려면 워크 플로 이름을 클릭합니다. 그런 다음 워크 플로 업데이트 양식이 나타납니다. 양식 상단에서 워크 플로 이름을 업데이트 할 수 있습니다. 거기에서 이름을 편집하고 저장 버튼을 클릭하십시오.

 

새로운 단계 단추를 사용하여 하나 이상의 승인을 선택할 수 있으며 AND 또는 OR 단추를 클릭하여 끝에 새로운 승인 단계를 추가하거나 목록에서 기존 단계를 선택하여 기존 단계를 선택할 수 있습니다.

하나의 승인으로 새로운 단계를 추가

  1. 목록에서 사용자를 선택합니다.
  2. 단계 값은 기본값 인 새 단계로 유지됩니다.
  3. 추가 버튼을 클릭하여 새 승인 단계를 추가하십시오.

하나 이상의 승인으로 새로운 단계를 추가

  1. 목록에서 두 개 또는 더 많은 사용자를 선택합니다.
  2. 단계 값은 기본값 인 새 단계로 유지됩니다.
  3. 단계의 승인자 관계에 따라 AND 및 OR 버튼을 클릭하여 새 단계를 추가하십시오.

기존의 단계에 다음 승인자 추가

  1. 목록에서 사용자를 선택합니다.
  2. 단계 값을 기존 단계의 수로 변경하십시오.
  3. 단계에서 새 승인자의 관계에 따라 AND 또는 OR 버튼을 클릭하여 새 단계를 추가하십시오.

나중에 승인 단계를 종료하면 단계 승인 옆에있는 해당 아이콘을 클릭하여 제거하거나 순서를 바꿀 수 있습니다. 워크 플로는 각 단계가 충족 된 후에 만 ​​승인됩니다. 예를 들어, OR 연산자로 승인자가 두 명인 한 단계가있는 경우 한 번의 승인 만 필요합니다. 반대로, 각 단계 당 하나의 승인자가있는 두 단계가있는 경우 두 개의 승인이 필요합니다.

승인 워크 플로의 제약을

이미 사용 승인 워크 플로의 삭제는 영향을받는 문서를 마지막 승인 상태를 유지하는 것이 원인 : 승인, 승인 또는 거부를 기다리고, 할당하지만 미완성 된 워크 플로우를 계속하는 것은 불가능합니다. 승인 로그는 사용할 수 없습니다. 미완성 된 워크 플로우와 문서는 잠금 상태로 유지됩니다. 두 문서의 또는 새로운 버전의 창조에 의해 새로운 버전을 업로드하여 문서의 새 버전을 만들려면 다음 먼저 문서의 잠금을 해제 할 필요가 문서를 업데이트하는 다른 방법으로 워크 플로우 또는 재 할당하고하기 위해 문서 세부 사항.

특정 워크 플로우의 단계 중 하나를 제거하는 경우, 해당 문서는 마지막 승인 상태로 남아 : 지정, 승인, 승인 또는 거부를 기다리는 중. 미완성 승인 단계가있는 경우, 승인 체인을 계속하는 것이 가능하다. 누락 된 단계는 스킵된다. 문서가 승인 대기 상태에 있고 바로 제거 단계는 최종 승인 단계 인 경우, 문서를 승인 대기 상태를 유지하며 승인을 계속하는 것은 불가능합니다.

추가하거나 특정 워크 플로우에 하나 이상의 승인 단계를 재정렬의 경우, 해당 문서는 최근 승인 상태로 남아 : 지정, 승인, 승인 또는 거부를 기다리는 중. 추가 된 단계는 이미 할당 된 워크 플로우에 포함되므로 지정 승인 워크 플로우에 영향이 없다되지 않습니다. 업데이트 된 워크 플로우는 업데이트 후 할당 된 워크 플로우 문서로 반영됩니다.

 

어떻게 쉽게 DMS 모듈로 작업하기

서류

문서 모듈을 사용하면 프로젝트와 관련된 모든 문서를 한 곳에서 폴더로 정렬하여 저장할 수 있습니다. 프로젝트 설정 → 모듈 탭으로 이동하여 문서 모듈을 켤 수 있습니다. 문서 관리 시스템 기능인 DMS 항목 앞에있는 확인란을 선택하십시오.

폴더 및 파일을 화면 상단에 목, 및 화면의 아래쪽에 파일을 업로드하기위한 영역 : 화면에서 두 개의 주요 영역을 찾기.

문서 관리

문서는 주제 내에서 쉬운 방향을 제공하는 구조를 가져야하는 폴더에 저장됩니다. DMS 디렉터리 구조는 한 폴더에서 다른 폴더로 또는 한 하위 폴더에서 다른 상위 폴더로 문서를 쉽고 빠르게 드래그 할 수있는 드래그 앤 드롭 기능을 지원합니다.

새 폴더

오른쪽 상단의 "폴더 만들기"버튼을 클릭하여 새 폴더를 만들 수 있습니다. 다음 화면으로 이동합니다.

새 폴더는 폴더 트리에서 현재 위치의 하위 폴더로 생성됩니다. 새 폴더의 제목을 입력하십시오. 제목, 목록, 웹 페이지 링크, 문서 등과 같은 다양한 유형의 텍스트 서식을 사용하여 폴더 설명을 추가 할 수 있습니다. 마지막으로 해당 폴더에 대한 액세스 권한 만 부여되는 사용자 역할을 선택할 수 있습니다. 설정에 만족하면 저장 버튼을 클릭합니다.

기존 폴더를 복사하여 새 폴더를 만들 수도 있습니다. 폴더 목록을 표시하고 복사 할 폴더를 선택합니다. 이 폴더의 오른쪽 메뉴 (또는 마우스 오른쪽 버튼 클릭)에서 복사 / 이동을 선택합니다.

대상 프로젝트 및 대상 폴더를 선택하십시오. 복사 버튼을 클릭하십시오.

폴더 권한

새 폴더 양식 또는 나중에 편집 양식에서 추가 폴더 권한을 지정할 수 있습니다. 역할 및 구성원을 선택하면 폴더에 대한 액세스를 제어 할 수 있습니다.

폴더 목록

폴더 목록의 각 행은 포함 :

  • 폴더 이름
  • 작성일, 작성자
  • 폴더 편집 도구
  • 가능성은 폴더를 삭제하기
  • 알림 플래그

편집 도구는 새 폴더를 만드는 데 사용되는 것과 동일한 양식을 사용합니다. 여기에서 폴더 제목과 설명을 변경할 수 있습니다. 알파벳순 또는 알파벳 역순으로 폴더를 정렬 할 수 있습니다. 열 이름 (정렬되지 않은 알파벳 순서, 역순 알파벳 순서)에서 오른쪽 화살표 기호를 클릭하면됩니다.

문서 관리 도구

DMS 폴더에서 특정 문서를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 편집, 복사 / 이동, 링크 대상, 잠금, 알림 켜기, 할당, 다운로드, 이메일, 콘텐츠 편집, 삭제 옵션이있는 컨텍스트 메뉴가 나타납니다. 문서를 온라인으로 실시간으로 편집하려면 다른 Office 응용 프로그램 (LibreOffice 포함)과 호환되지 않으므로 Microsoft Office를 설치해야합니다.

필터링

폴더의 이름이 확실하지 않은 경우 키워드를 적용 해 볼 수 있습니다. 오른쪽 상단 모서리에있는 필터 입력란으로 이동하여 키워드 입력을 시작하십시오.

만 문자의 주어진 순서를 포함하는 타이틀이 폴더가 표시됩니다. 입력을 지속적으로 적은 수의 폴더가 남아있다.

태그를

태그들의 미리 정의 된 목록이있다. 목록에서 태그를 선택하면 해당 태그로 표시된 문서 및 폴더가 표시됩니다. 태그 필터를 지우려면 그냥 목록에 빈 항목을 선택 다시 모든 문서 및 폴더를 표시합니다.

다운로드

"Training"이라는 폴더의 모든 콘텐츠를 다운로드한다고 가정 해 보겠습니다. 폴더 제목 앞의 확인란을 선택한 다음 다운로드 버튼을 클릭합니다 (마우스 오른쪽 버튼으로 호출하거나 폴더 줄 끝의 메뉴를 통해 불러올 수 있음) : 폴더의 전체 내용이 하나로 압축됩니다. 파일 및 하드 드라이브에 저장됩니다.

이메일

파트너에게 전자 메일로 폴더 콘텐츠를 보낼 수 있습니다. 폴더 제목 앞에있는 확인란을 선택한 다음 전자 메일 단추를 클릭하십시오. 폴더의 모든 내용은 하나의 파일로 압축됩니다. 수령인의 전자 메일 주소, 제목을 기입해야하며 발송 내용을 설명하는 텍스트를 추가 할 수 있습니다. 압축 파일은 자동으로 포함됩니다. 그러나 크기가 전자 메일 제한을 초과 할 수 있고 전자 메일이 배달되지 않을 수 있으므로 폴더의 전체 내용을 보내는 데주의하십시오!

보내기 전에 URL 링크 Documents.zip을 클릭하여 첨부 파일을 확인할 수 있습니다. 확인란 링크 만 선택하면 첨부 된 문서의 URL 링크가 대신 이메일 본문에 추가됩니다.

폴더를 삭제

오른쪽 메뉴에서 삭제 버튼을 클릭하거나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 폴더를 지울 수 있습니다. 한 번에 더 많은 폴더를 삭제하려면 폴더 제목 앞의 확인란을 선택한 다음 컨텍스트 메뉴에서 삭제 버튼을 클릭합니다 (오른쪽 클릭). 문서가있는 폴더, 즉 비어 있지 않은 폴더를 삭제할 수도 있습니다. 문서가있는 폴더, 즉 비어 있지 않은 폴더를 삭제할 수도 있습니다.

문서 추가

당신이 당신의 폴더 구조를 설정 한 후에는 파일을 작성 시작할 수 있습니다. 당신은 물론, 언제든지 나중에 새 폴더를 추가 할 수 있습니다.

새 파일은 두 가지 방법으로 첨가 될 수있다 :

  1. 드래그 앤 드롭 방식 사용 – 추가하고자하는 파일을 업로드라는 영역으로 드래그 앤 드롭합니다. 크기가 100MB 미만인 파일에만 해당됩니다. Internet Explorer에서 작동하지 않는 경우 목록에 추가하는 대신 문서를 엽니 다.
  2. 오른쪽 상단에있는 "새 파일"버튼을 클릭 한 다음 파일을 찾습니다.

당신은 모든 준비 --추가 할 파일의 목록을 참조하십시오. 각 라인은 포함 :

  • 파일의 이름
  • 지위
  • 파일 크기
  • 가능성은 목록에서 파일을 제거합니다

하나의 업로드 내에서 20 파일까지 추가 할 수 있습니다. 2GB 이상의 파일의 경우 64b 브라우저가 있어야합니다. 64b 브라우저가없는 경우 ZIP 또는 RAR과 같은 보관 도구를 사용하여 압축 한 다음 원본 파일을 업로드하기 전에 더 작은 보관 파일로 분할하십시오. 모든 파일을 폴더에 업로드 할 준비가되면 업로드 시작 버튼을 클릭하십시오. 업로드 상태가 변경됩니다. 필요한 경우 업로드 중지 버튼을 클릭하여 업로드를 중지 할 수 있습니다.

당신은 위아래로 결론을 드래그하여 영역의 크기를 조정할 수 있습니다.

파일이 업로드되면, 비슷한 화면이 나타납니다 :

여기에서 파일 제목을 변경하고 설명과 주석을 추가하고 적절한 버전을 할당 할 수 있습니다. 미리 정의 된 목록에서 해당 태그를 선택할 수도 있습니다. 만족하면 Commit 버튼을 클릭합니다. 동일한 파일 이름의 문서가 현재 폴더에 이미있는 경우 문서의 새 개정이 자동으로 제공됩니다.

문서 이름의 잘못된 문자 : '\ [\] \ / \ \ \? ": <> # % \ * '

최대 첨부 파일 크기는 메뉴 더보기»관리»설정»파일»최대 첨부 파일 크기에서 최대 첨부 파일 크기를 설정하여 제한됩니다.

문서 링크

다른 문서 또는 폴더 같은 나 동일하거나 다른 프로젝트의 다른 폴더에 대한 링크를 만들 수 있습니다. 링크는 대상 문서 또는 폴더를 직접 작동하는 것처럼 동작합니다. 그것은 당신이 링크를 다운로드하거나 이메일을 경우, 참조 된 파일이 사용자에게 전송되는 것을 예를 들면 의미한다.

대상 문서를 제거하거나 사용자가 기존의 링크와이 링크에 대해 경고합니다 이동하는 경우는 자동으로 제거됩니다.

다른 파일이나 폴더를 현재 위치에서 링크를 생성

명령 도구 모음에서 문서 또는 폴더 세부 정보 양식의 "링크 원본"명령이 있습니다. 해당 아이콘을 클릭하면 새 양식 새 문서 링크가 나타납니다. 사용자는 소스 프로젝트, 폴더 및 선택적으로 문서를 생성중인 링크의 대상으로 선택해야합니다.

내부의

DMS 개체에 대한 링크를 만들 수 있습니다.

외부

자신의 URL을 사용하여 외부 개체에 대한 링크를 만들 수 있습니다.

다른 폴더로 현재 파일 또는 폴더에서 링크를 만듭니다

기본보기의 명령 도구 모음에 "링크 대상"이라는 새 명령이 있습니다. 해당 아이콘을 클릭하면 새 양식 새 문서 링크가 나타납니다. 사용자는 방금 생성 된 링크가있는 대상 프로젝트 및 폴더를 선택해야합니다.

문서 목록

귀하의 파일은 폴더에 추가됩니다

파일 제목과 이름, 크기, 마지막 수정 날짜, 버전, 워크 플로 상태 및 파일을 추가 한 사람 (작성자)이 표시됩니다. 또한 파일을 잠 그거나 삭제할 수 있습니다. 문서를 이동하면 작성자가 문서를 이동 한 사용자 인 새 개정이 생성됩니다. 따라서 문서의 작성자는 마지막 개정에 따라 현재 사용자로 변경됩니다.

기호 및 그 의미 :

    파일 세부 정보

    다른 회원의 변경을 막기위한 자물쇠

    다른 회원의 변경을 허용하기 위해 잠금 해제

    파일 삭제

    알림이 활성화되지 않음 : 활성화 (프로젝트 관리자 또는 관리자 만 해당)

    알림 활성화 : 비활성화 (프로젝트 관리자 또는 관리자 만 해당)

    승인 워크 플로

문서 정보

당신은을 클릭하면 기호, 파일에 대한 자세한 정보 페이지에 도착.

당신은 파일 역사, 그것의 버전과 워크 플로우를 참조하십시오. 당신은 대응을 클릭하여 이전 버전을 다운로드 할 수 있습니다 기호. 아이콘을 클릭하여 다운로드 및 이메일 항목을 표시하거나 숨길 수 있습니다. 아이콘을 클릭하여 특정 개정판을 삭제할 수 있습니다. 아이콘을 클릭하여 파일을 복사하거나 다른 폴더 또는 프로젝트로 이동할 수 있습니다. 그런 다음 대상 폴더와 프로젝트를 선택해야합니다. 복사 또는 이동 버튼을 클릭하여 파일을 복사하거나 이동합니다.

프로젝트 관리자로서 당신은 또한 얼마나 많은 시간 개별 버전을 다운로드 한에 대한 통계를 참조하십시오.

페이지 상단의 New Revision 제목 옆에있는 + 기호를 클릭하여 새 개정판을 추가 할 수 있습니다. 다음 화면이 나타납니다.

당신은 제목, 설명을 변경하고 새로운 코멘트를 추가 할 수 있습니다. 새 파일 (새로운 콘텐츠)를 추가하면 새 버전이 자동으로 할당됩니다. 그것은이 될 수 있습니다 마이너 버전 (이전 버전은 x.1, 새 버전 x.2 될 것 인 경우, 일반적으로 문서의 사소한 변경) 이전 버전이 1.x, 있다면 (또는 주요 버전을 일반적으로 문서의 광범위한 변화)에 대한 신규 버전은 2.0 될 것입니다.

모든 문서 설정을 마쳤 으면 만들기 버튼을 클릭하면 새 개정이 추가됩니다.

알림

프로젝트 관리자 또는 관리자는 각 문서 또는 문서 폴더에 대한 알림을 활성화 / 비활성화 할 수 있습니다. 알림 플래그가 켜져 있으면 문서 상태가 변경 (작성, 변경, 승인) 된 후 모든 전자 메일 수신자에게 알림 전자 메일이 전송됩니다. 전자 메일 수신자는 프로젝트 구성원 목록에서 가져옵니다. 개별 사용자의 전자 메일 알림 설정이 고려됩니다.

알림 플래그가 폴더에 설정되어있는 경우 폴더 하위 계층 내에서 문서 상태가 변경되면 알림 전자 메일이 전송됩니다.

쉬운 DMS와 관련된 모든 전자 메일 알림이 실현 계획 프로젝트와 프로젝트를 모두 전송됩니다 있습니다. 반대로, 쉬운 레드 마인의 다른 엔티티와 관련된 이메일 알림이 계획 프로젝트에 전송되지 않습니다.

DMS에서 전자 메일 알림을 사용 / 사용하지 않도록 설정하는 데는 여러 가지 방법이 있습니다.

  1. 플러그인 설정 - 플러그인 설정에서 새로 생성 된 디렉토리에 대해 알림을 사용할지 여부를 지정할 수 있습니다. 이것은 활성화 된 X 비활성화로 설정할 수있는 "파일 기본 알림"옵션입니다.
  2. 프로젝트 설정 - 프로젝트 설정에서 문서 탭이 있고 그 안에 옵션이 있습니다. 알림 : 기본값 (변경 없음) X 활성화 됨 (꺼져 있어도 알림을 받고 싶습니다.) X 비활성화 됨 (알림을받지 않을 경우에도 알림을받지 않습니다. 그들은 켜져있다). 이것은 현재 로그인 한 프로젝트 멤버의 설정입니다.
  3. 주소록 설정 - 각 디렉토리에는 알림을 활성화하고 비활성화하는 아이콘이 있습니다.
  4. 문서 설정 - 각 문서에는 알림을 활성화하고 비활성화하는 아이콘이 있습니다.
  5. 사용자 설정 - 사용자 프로필에서 모든 사람이 수신 할 알림을 설정할 수 있습니다.

승인 워크 플로

승인 워크 플로 상태는 워크 플로 열의 워크 플로 상태로 표시됩니다. 초기 상태는 없음이며, 승인 워크 플로우 할당 후 상태가 할당 됨으로 변경됩니다.

이미 할당 된 승인 워크 플로를 시작하려면 상황에 맞는 메뉴에서 시작 버튼을 클릭합니다.

워크 플로 상태의 경우가 다음 승인을 나열되어 있습니다.

승인 워크 플로 프로세스

프로세스 자체는 분명히 다음 도면에서 설명한다.

그리고 지금 단계적으로 :

1. 아이콘을 클릭하여 선택한 문서에 기존 승인 작업 흐름을 할당합니다.    

그런 다음 워크 플로 할당이 나타납니다 :

모든 프로젝트 및 글로벌 승인 워크 플로우를 선택할 수 있습니다. 워크 플로우를 선택하고 제출 버튼을 클릭하십시오. 선택한 워크 플로우가 문서에 지정됩니다.

2. 다음 단계에서는 아이콘을 클릭하여 할당 된 워크 플로를 시작해야합니다.    

3. 워크 플로가 시작되면 특정 단계의 모든 승인자가 승인을 받아야합니다. 모든 변경을 방지하기 위해 문서가 잠겨 있습니다.

현재 승인 단계의 승인 중 하나 인 경우, 아이콘이 수 클릭하고 당신이 그것을 클릭하여 승인을 할 수있다. 그런 다음 승인이 나타납니다 :

여기에는 현재 승인 단계를 승인, 거부 또는 위임하는 세 가지 옵션이 있습니다. 거절이나 위임의 경우 텍스트 필드 "귀하의 메모"에 코멘트해야합니다. 프로젝트의 구성원 만 대표단을 위임받을 수 있습니다. 귀하의 결정은 제출 버튼을 클릭하여 확인됩니다.

4. 방금 문서를 승인했으며 승인 체인의 마지막 사람인 경우. 문서는 승인 결과로 승인됩니다. 상태가 "승인 됨"으로 변경됩니다.

5. 방금 문서를 거부 한 경우. 승인 체인이 즉시 완료되고 문서가 거부 됨 상태에 있습니다.

6. 당신이 그것을 승인하고 마지막 승인하지 않거나 당신이 다른 사람에게 승인을 위임 할 경우, 워크 플로 승인이 계속됩니다.

로그

모든 워크 플로우 승인을 저장하고 로그 창에서 사용할 수 있습니다. 당신은 워크 플로 상태 텍스트를 클릭하여 창을 열 수 있습니다 :

이메일 알림

다음과 같이 이메일 알림이 표에 따라 전송된다 :

Event

수신기 (들)

승인 워크 플로가 시작됩니다

첫 번째 단계의 모든 승인

승인 워크 플로우 단계가 완료

다음 단계 및 워크 플로우 소유자의 모든 승인

이 문서는 승인 된

프로젝트의 모든 구성원

문서가 거부되었습니다

워크 플로우의 모든 참가자 및 워크 플로 소유자

승인 단계는 위임 된

위임

마감일에 도달했습니다

아직 승인되지 않은 주어진 단계의 모든 승인. 이러한 알림은 모든 작업 일 재전송합니다.

쓰레기통

문서 또는 폴더가 사용자에 의해 삭제 된 경우 실제로는 휴지통으로 옮겨지고 다시 복원하거나 문서 삭제 권한이있는 휴지통에서 완전히 제거 할 수 있습니다. 휴지통은 기본 DMS 메뉴에서 사용할 수 있습니다. 휴지통의 사용자 인터페이스는 명령 아이콘을 제외한 문서보기와 매우 유사합니다. 폴더 또는 문서를 복원 및 삭제하기위한 새로운 명령 아이콘은 문서의 삭제 된 폴더 옆에 있습니다. 휴지통에서 문서 또는 폴더를 삭제하면 되돌릴 수 없습니다!

개인 설정

모든 프로젝트 참여자는 다음과 같이 DMS 모듈의 동작을 사용자 정의 할 수 있습니다 :

두 가지 옵션이 있습니다 :

알림 - 활성화 됨 (기본값), 비활성화 됨 - 비활성화 된 경우 문서와 관련된 전자 메일 알림을 수신하지 않으며 그 반대의 경우도 마찬가지입니다.

제목 형식 - 다운로드 한 문서의 파일 이름은 다음 태그를 사용하여 형식을 지정할 수 있습니다.

% t - 문서 제목

% d 개 - 문서 업로드 된 날짜

%의 V - 문서의 버전

% I - 문서의 ID 번호

% r에 - 문서의 개정 번호

빠른 링크 -이 옵션을 선택하면 문서 링크를 만들 때 선택 목록에서 문서를 선택하는 대신 문서의 ID를 입력해야합니다.

첨부 파일로 작동

            파일 및 문서 – 문제에 파일 및 문서를 첨부 할 수 있습니다.

            파일 - 문제에만 파일을 첨부 할 수 있습니다.

이 기능은 작업에 문서를 첨부 할 수있는 가능성을 제공합니다. 새 / 편집 작업 양식에는 문서 업로드를위한 끌어서 놓기 영역이 포함되어 있습니다. 버튼을 사용하여 기존 문서를 연결할 수도 있습니다. 에서 링크. 첨부 된 문서는 사용 권한에 따라 사용자 인터페이스에서 볼 수있는 시스템 폴더에 저장됩니다.

 

쉬운 DMS와 관련된 활동을 보는 방법

파일 수정에 관한 모든 변경 사항은 활동으로 기록됩니다.

 

WebDAV를 구성하는 방법

이 프로젝트의 문서 모듈은 웹 폴더로 장착 할 수 있습니다. 탑재 된 폴더에서 완전한 문서 및 폴더 구조 후 사용할 수 있습니다. 사용자는 다운로드 등의 작업을 수행 할 때 / 문서를 업로드하거나 자동으로 DMS에 기록 된 새 폴더를 생성하고 조작이 DMS의 웹 인터페이스에서 수행 될 수로 같은 효과가 있습니다.

, MS Windows 시스템 오픈 문서에서 프로젝트 문서를 탑재 오른쪽 트리에서 컴퓨터 항목을 클릭하고 마운트 네트워크 드라이브를 선택하기 위해. 채우기에 다음과 같은 형식의 프로젝트 문서 모듈의 URL :

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

다음 단계에서는 로그인하도록 요청하고, 프로젝트 문서에 새 폴더가 나타납니다 성공적으로 로그인시된다.

 

WebDAV를 문제 해결

WebDAV 프로토콜이 네트워크 위치에 액세스하는 데 사용되는 표준이라는 사실에도 불구하고 클라이언트는 특히 MS Windows에서 몇 가지 문제에 직면 할 수 있습니다. 다음은 WebDAV를 통해 네트워크 드라이브를 매핑하는 동안 발생하는 오류를 처리하는 방법에 대한 몇 가지 팁입니다.

마이크로 소프트 윈도우

이것은 당신이 창문에 어떤 업데이트 수준에 따라 달라집니다. 를 참조하십시오 이 문서 문의주시기 바랍니다.

윈도우 10, 8.1, 8 및 7

Windows 10, 8.1 및 8은 WebClient 서비스를 사용하여 WebDAV 서버에 연결합니다. 기본적으로 WebClient 서비스는 비활성화되어 있으므로 Microsoft Windows를 시작할 때 자동으로 시작되도록 서비스를 변경해야합니다.

그런 다음를 시작하고 자동으로 시작 유형을 변경 :

CMD를 사용

WebClient 서비스가 실행되고 "자동으로 시작"으로 설정되어 있는지 확인하십시오. 명령 프롬프트에서 다음을 입력하여 WebClient 서비스를 시작할 수 있습니다.

net 시작 WebClient를

UAC를 활성화 한 경우 상승 된 권한으로 cmd.exe를 실행해야합니다. BasicAuthLevel

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