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Harmony에서 기술 자료 2.0을 구현하는 방법: 쉬운 소프트웨어 이야기

3/11/2023
10 분
로베르트 코바치크

새로운 기능인 Knowledge Base 2.0이 XNUMX월에 출시되었습니다. 원본 기술 자료를 새 기술 자료로 마이그레이션하고 구현하는 방법을 읽고 영감을 얻으십시오. 우리는 우리가 사용하는 것을 만들기 때문에 Easy Software에서 많은 유용한 팁을 얻습니다. 회사의 노하우와 프로세스에 조화를 가져옵니다.

기술 자료 2.0이란 무엇입니까?

Easy Redmine에 통합된 회사의 지식에 액세스할 수 있는 완벽한 방법이며 문서, 매뉴얼, 프로세스, 품질 관리 및 조직 내에서 지식을 유지하기 위한 기타 요구 사항을 구성하고 확장하는 강력한 도구 세트를 제공합니다.

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우리가 그것을 만든 방법

  • 도전은 무엇 이었습니까?: Easy Software에서는 공유할 내부 지식의 양이 이전 솔루션에 비해 너무 복잡해졌습니다. 카테고리의 일반 기사 세트는 더 이상 잘리지 않았습니다.
  • 우리에게 필요한 것: 가능한 한 Easy Redmine과 밀접하게 연결된 특수 응용 프로그램을 찾고 있었습니다. 우리가 지원하고 Easy Redmine 자체가 오픈 소스 소프트웨어이기 때문에 확실히 오픈 소스여야 합니다.
  • 우리가 선택한 솔루션: BlueSpice는 정의에 완벽하게 맞습니다. Easy Redmine과의 통합 및 복잡한 적응성을 갖춘 전문 위키 도구인 오픈 소스 솔루션입니다.


이전 방법

이전 지식 기반에 이미 기존 데이터가 있었습니다. 우리는 그 중 많은 부분을 새로운 솔루션으로 옮기고 싶었습니다. 우리가 취한 XNUMX단계 보기:


1. 원본 지식 베이스의 데이터 정리 – 마이그레이션 전에 시작하십시오. "마지막 업데이트" 날짜부터 모든 기사를 정렬하고 가장 오래된 것부터 정렬하는 것이 좋습니다.

    • 상단의 많은 기사를 간단히 삭제할 수 있음을 알 수 있습니다.
    • "검토용"이라는 특정 범주에 넣은 다른 항목 - 나중에 업데이트합니다.
    • 일부는 즉시 업데이트할 수 있습니다.
    • 나머지는 그대로 있을 수 있습니다

두 가지 추가 팁:

    • 사람이 더 많아지면 기사 검토, 어떻게든 태그를 지정하거나 사용자 정의 필드를 설정하는 것이 좋습니다(예: "검토됨").
    • 기사 제목도 확인. 문제가 있는 기호가 포함된 경우 마이그레이션 중에 문제가 발생할 수 있습니다. 다음은 mediawiki.org에 대한 몇 가지 도움말입니다. about 페이지 제목법적 제목 문자.

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2. 기술 자료 2.0 설치 – 기능의 기술적 전달. Easy Cloud에서 실행하고 있기 때문에 거의 자동으로 수행되었습니다.


3. 일부 테스트 마이그레이션 수행 – 결과가 확실하지 않아 테스트 마이그레이션을 수행했습니다.

    • 페이지 제목, 콘텐츠 형식(헤더, 단락, 링크 및 이미지) 및 카테고리를 확인했습니다.
    • 소요 시간을 확인했습니다(마이그레이션하는 데 900개 이상의 기사가 있음).
    • 테스트 마이그레이션 결과를 기반으로 원본 기술 자료의 콘텐츠를 필요에 따라 변경했습니다.
    • Knowledge Base 2.0 애플리케이션을 "새로 고침"하여 모든 데이터를 제거했습니다.


4. 사용자에 대한 정보

    • 프로덕션 마이그레이션 날짜에 대해 알렸습니다 = 이 시간 이후에 기본 지식 소스는 Knowledge Base 2.0입니다. 이 시간이 지나면 사용자는 원본 기사(참조 및 비교용)에 대한 읽기 전용 액세스 권한만 갖게 됩니다.
    • 우리는 몇 차례의 사용자 교육 및 관리자 기술 향상을 개최했습니다.


5. 생산 수입

    • 버튼을 클릭하면 마이그레이션이 실행되는 날이 왔습니다.
    • 초기 확인 후 원래 기술 자료의 모든 역할에 대한 권한을 읽기 전용 모드로 낮췄습니다.

마이그레이션 프로세스 보기


6. 내부 지원

    • 우리는 사용자가 기술 자료 2.0의 기능에 대해 질문할 수 있는 Microsoft Teams의 일부 동료와 채널을 지정했습니다.
    • 마이그레이션 후 프로덕션에서 몇 가지 문제가 발견되었습니다. 여전히 원본이 활성화되어 있으므로 그에 따라 각 문제를 해결할 수 있었습니다.


7. 원본 지식 베이스 비활성화

    • 약 6주 후 내부 지원 요청이 사라졌습니다.
    • Easy Redmine 애플리케이션에서 원본 기술 자료를 비활성화했습니다.
    • 플러그인을 제거하기 전에 백업하는 것이 좋습니다.


회사가 변경 사항을 수락한 방법

조직의 모든 변화는 완전히 받아들일 시간. 시작이 가장 어렵기 때문에 사용자에게 새 시스템의 이점을 계속 상기시켜야 합니다.

Knowledge Base 2.0의 경우 분명한 것은 모르는 것이 있으면 먼저 검색해 보세요(사이드바의 전구).. 기사 제목의 형식(원본 지식 베이스에서와 같이)뿐만 아니라 페이지의 실제 내용에서도 결과를 볼 수 있습니다. => 없이 답변을 받을 가능성이 높습니다. 다른 곳으로 가야 합니다.

사용자가 간단하고 신속하게 원하는 지식을 찾습니다 다른 사람들로부터, 그들은 그들의 지식을 다른 사람들에게 공유하는 경향이 있습니다. 호의와 느낌을 돌려.


구현 진행 방법

카테고리

그들이 있었다 원래 기술 자료에서 가져옴, 훌륭합니다. 그러나 구조(범주 및 하위 범주)는 기술적으로 가져올 수 없습니다. 가장 먼저 한 일은 페이지가 구성되는 카테고리를 검토하는 것이었습니다.

우리는 범주의 3가지 주요 "차원":

  • 오디언스 (Audience) – 누구에게 가장 유용한 페이지인가 – 다음과 같은 여러 옵션이 허용됩니다.
    • 세일즈
    • 개발
    • 마케팅
    • 누구나
  • 문서 유형 – 공유되는 지식의 종류. 결국 모든 유형에는 고유한 템플릿이 있으므로 모두 표준화된 것처럼 보일 것입니다. 모범 사례에 따르면 각 페이지에는 하나의 문서 유형.
    • 정책
    • 어떻게
    • 방법
    • 교육 노트 및 녹음
  • 제목 – 페이지는 무엇에 관한 것입니까? 회사에 많은 주제가 있기 때문에 이 구조는 더 깊어질 수 있습니다. 제목 범주에 페이지를 추가하는 것은 자발적입니다. 적합한 범주가 없는 경우에는 필수가 아닙니다.
    • 프로덕트
      • 핵심 기능
      • 자원 관리
      • 안내 데스크
      • 애자일 보드
    • 인프라
      • 클라우드
      • 서버
      • 하이브리드 솔루션
    • 내부 IT
      • Outlook
      • 하드웨어
      • 공유 HW
      • 개별 HW

모든 에디터가 새로운 카테고리를 만들 수 있기 때문에 월간 개정 너무 많은 불분명한 일회용 카테고리가 생성되지 않도록 구조를 정리하여 야생으로 가지 않도록 합니다.


지식 기반의 회사 프로세스.


탐색 페이지

사용자가 할 수 있는 것이 중요합니다. 새 응용 프로그램을 잘 탐색. 내비게이션을 위한 자연스러운 항목은 주 메뉴, 부분적으로 사용자 정의할 수 있습니다. 유용한 추가 옵션은 홈페이지, 독자를 환영합니다. Knowledge Base 2.0의 모범 사례에 대한 기사 링크와 회사의 부서 전용 페이지 링크가 있습니다.

예를 들어 마케팅에서 클릭하면 검색할 마케팅 페이지의 인덱스로 이동합니다. 또한 해당 부서에만 관련된 추가 정보도 포함되어 있습니다.

다른 정렬 기준(예: 제품 정보 또는 일반 회사 정책)에 대한 탐색 페이지 사용을 고려하고 있습니다.


탐색 메뉴가 있는 온보딩 페이지.


한 번에 한 단계 씩

범주와 탐색 페이지를 설정하면 사용자가 이미 작업할 수 있습니다. 할 수 있습니다 시작부터 좀 지저분해 보인다, 왜 우리는 몇 지정 관리자, 누가 어떤 질서가 유지되는지 감독합니다.

우리는 기술 자료 2.0 사용 이제 몇 달 동안, 우리는 아직 시작일 뿐입니다. 우리는 (경험에 관계없이) 모든 사용자가 마음으로 알고 있는 완벽하게 구성되고 표준화된 위키의 이상적인 상태와는 거리가 멀다는 것을 알고 있습니다.

우리는 지식 기반이 점진적으로 성장하고 있다고 믿습니다., 유기적으로 참여하는 사용자가 궁극적으로 더 나은 채택을 위해 시스템을 준비하는 데 몇 달을 소비하는 것보다 사용자가 이해하기 위해 열심히 공부해야 합니다.

우리의 권장 사항은 사용자가 어떻게 그것을 사용하고 페이지 템플릿, 타이포그래피 규칙 등과 같은 보다 정확한 조직 구성을 구현하기 위해 조금씩 증분 단계를 수행합니다. 조직의 더 큰 이익을 위해 기술 자료 사용을 약간이라도 복잡하게 만드는 모든 단계에는 어떻게 관련된 모든 사람에게 혜택.


결론

Easy Software에서 마이그레이션 및 구현 프로세스를 완료했으며 이제 귀하의 차례입니다. 위의 팁을 따르고 영감을 얻음으로써 모든 회사는 고유한 요구 사항을 충족하고 지식을 안전하게 유지하는 새로운 지식 기반 2.0을 구현할 수 있습니다.

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